Der Erfolg von Gesprächen liegt in deren Vorbereitung

Bereiten Sie sich auf Inhalt, Ziele und Ihren Gesprächspartner vor

„Mit dem Reden kommen die Leut’ zusammen“  ja dem stimmen wir gerne zu. Allerdings gibt es viele Situationen, in denen das Reden die Leute weiter auseinander treibt, als jeder der Beteiligten das im Entferntesten auch nur so beabsichtigt hatte. Es muss also ein Unterscheidungsmerkmal geben, warum uns dasselbe Tun einmal mit unseren Mitmenschen zusammenführt und dann wieder meilenweit voneinander trennt. In jedem Alltagsgespräch mit vertrauten Menschen, können wir vom Gefühl her sehr wohl erkennen, welches Gesprächsverhalten erfolgreich ist und welches nicht. Was uns dabei am meisten hilft ist, dass wir unsere Wahrnehmung auf diese Gesprächspartner im Laufe unserer bestehenden Beziehungen schon sensibilisiert haben. Je genauer wir die anderen kennen, umso eher können wir angemessen und erfolgreich auf unsere Partner, auf unsere Kinder oder auf unsere Mitarbeiter reagieren. Beobachten Sie sich einmal selbst: Wir alle sprechen mit uns nahe stehenden Menschen anders, als mit flüchtigen Bekannten.

Jedes Gespräch ist anders

Im Berufsleben, reden wir selten „nur“ zur Unterhaltung, sondern es geht z.B. darum, Projekte zu besprechen, Kunden zu gewinnen oder Verhandlungen zu führen. Der Erfolg ist davon abhängig, wie gut es uns gelingt diese Gespräche zu führen. Auch hier gilt: Je mehr wir uns auf unsere Gesprächspartner einstellen können, desto erfolgreicher kann ein Gespräch verlaufen.

Immer liegt es in unserer Verantwortung, mit unseren Wahrnehmungen sorgfältig umzugehen. Die hier vorgeschlagenen Fragen zur Vorbereitung helfen dabei, Ihre Gespräche zu professionalisieren, aber sie befreien Sie nicht davon, in jeder Situation individuell auf Ihren Gesprächspartner zu reagieren.

Bereiten Sie Ihre Gespräche vor

So banal es klingen mag: Das Gelingen eines Gesprächs ist wesentlich von seiner Vorbereitung abhängig. Dabei genügt es nicht, sich auf die Vorbereitung der Sachthemen zu beschränken. Ebensolche Bedeutung hat eine Vorbereitung auf die Person des Gesprächspartners. Das bedeutet, sich in den anderen hineinzudenken, um seine Sicht der Realität besser verstehen zu können und damit auch die Gründe zu kennen, die ihn möglicherweise bewegen, sich auf Ihre Ziele oder Vorschläge einzulassen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Fragen zur Vorbereitung von Gesprächen vorschlagen. Die Leitfragen dienen zur Orientierung und stellen eine idealtypische Vorbereitung dar. Im Alltag entwickelt jedes Gespräch seine eigene Dynamik, und viele Gespräche bedürfen keiner langen Vorbereitung, weil sie eben zwischen Tür und Angel stattfinden. Aber selbst dort kann Ihnen diese Strukturierung helfen, schnell und effektiv zu kommunizieren.

Für ausführliche Mitarbeitergespräche, Gespräche in denen Grundsatzfragen besprochen und Arbeitsziele definiert werden sollen, sind diese Vorbereitungsfragen eine Strukturierungshilfe, die Ihnen insgesamt helfen soll, Ihre Gesprächsführung zu professionalisieren.

Vorbereitung auf das Sachthema

Was ist der Anlass des Gesprächs?
Was will ich ansprechen?
Wie viel Zeit will ich investieren?

Vorbereitung auf meine Ziele

Welche minimalen Ziele will ich erreichen, welche maximalen Ziele?
Welche Alternativen gibt es?
Welche „guten“ Gründe habe ich?
Was will ich am Ende des Gesprächs präzise erreicht haben?
Woran kann ich erkennen, dass ich meine Ziele erreicht habe?

Vorbereitung auf die Person meines Gesprächspartners
Wie sieht er die Sache?
Welche „guten“ Gründe hat er?
Was ist ihm wichtig?
Welche Ziele hat er?
Welche meiner Gründe könnten ihn interessieren und zur Zustimmung führen, oder zum Meinungswechsel veranlassen?
Welchen Nutzen kann ich ihm nennen?

Wenn Sie ein Gespräch auf diese ausführliche Weise vorbereiten, entwickeln Sie ein deutliches Gespür dafür, welche Themen im Zentrum stehen sollen und an welchen Stellen Schwierigkeiten zu erwarten sind. Klare Kommunikation setzt immer Selbstklärung voraus. Ein gelungenes Gespräch könnte man beschreiben als eines, bei dem das „Eigentliche“ zum Thema wird, und zwar in einer Weise, dass die Sachinhalte und persönlichen Meinungen der Gesprächspartner deutlich werden, die Beziehung der beiden zueinander keinen Schaden nimmt, womöglich verbessert wird, und am Ende klar ist, was von wem zu tun ist.

Unsere Empfehlung: Bereiten Sie das Gespräch nach!

Dieser Schritt eines Gesprächs ist in der Praxis leider vielfach völlig unüblich. Alle, die insgesamt daran interessiert sind, Ihre Kommunikation zu verbessern, sollten ihn jedoch bei allen Gesprächen einsetzen. Seien es nun Gespräche mit Mitarbeitern, Kritikgesprächen oder Gespräche mit Kunden. Insbesondere, wenn Gespräche schwierig waren, Standpunkte hart umkämpft wurden oder massive Kritik geübt werden musste, empfiehlt es sich nach dem Ende des Gesprächs auf die Metaebene zu wechseln und gemeinsam über die Frage zu sprechen: Diese Nachbereitung eines Gesprächs lohnt sich jedenfalls. Sie ist bereits der erste Schritt zur Vorbereitung eines nächsten Gesprächs.

„Wie war nun dieses Gespräch für Sie und für mich.“

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